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Ansprechpartner

Herr
Benedikt Kurz

Web- und Printmediadesign

Tel: 02302 91016-0
kurz@drk-witten.de

Annenstr. 9
58453 Witten

Willkommen im internen Aufgaben-System des DRK-Kreisverband Witten

Um Prozesse noch übersichtlicher, schneller und einfacher abzuarbeiten, testen wir derzeit im Bereich der Presse-, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit das Aufgaben-System von osTicket.

Wozu das System dienen soll lässt sich am einfachsten an zwei eingänglichen Beispielen erklären:

Max leitet das DRK-Schwimmbad in Entenhausen und möchte für das traditionelle Nikolausschwimmen ein Plakat, einen Flyer und eine Veranstaltung auf Facebook erstellen. Max  kennt sich leider mit Computern nicht aus und weiß nicht welche Regeln das Corporate Design des DRK für ein Plakat vorsieht. Er nutzt also das Aufgaben-System des DRK-Witten um eine Aufgabe an das Team Öffentlichkeitsarbeit zu schreiben. Nadine S. ist ehrenamtlich im Team Öffentlichkeitsarbeit und kennt sich mit moderner Grafikgestaltung aus. Sie erstellt über das Aufgabensystem das Plakat und den Flyer, anschließend gibt sie die Aufgabe dann an Moritz weiter. Er erstellt eine Veranstaltung auf Facebook.

Das Besondere: Nadine wohnt und arbeitet im Hamburg, Moritz ist zurzeit in Dubai beschäftigt.

Eine neue Aufgabe erstellen:

(1) ein neues Ticket eröffnen
(2) Thema auswählen
(3) Eine Anlage hinuzufügen

1) Um eine Aufgabe zu erstellen klickt man im internen Bereich der DRK-Witten Homepage auf den Button "Aufgabe erstellen/ Status einsehen".

Man gelangt anschließend auf die Startseite des Aufgabensystems (auch Ticketsystem genannt).

2) Unter "Hilfethema" kann man nun zwischen diversen Kategorien wählen. Handelt es sich wie im obigen Beispiel  um eine Anfrage, wählt man "Allgemeine Anfrage".Kam einem neulich im Vorbeigehen eine gute Idee zur Verbesserung, wählt man "Idee einbringen". Auf der Homepage einen Fehler gefunden? Bitte "Ein Problem melden / HP" anklicken.

3) Unter Ticket Details kann man nun seine Anfrage beschreiben. Umso detaillierter umso besser. Je weniger Nachfragen gestellt werden müssen, desto schneller kann die Anfrage beantwortet werden. Mit einem Klick auf "Ziehen Sie Dateien hierhin oder wählen Sie diese aus" können der Aufgabe auch Anhänge hinzugefügt werden. (Skizzen, Worddateien, PDFs, etc.). Die Anlagen dürfen insgesamt jedoch nicht größer als 8 MB sein.

4) Ticket eröffnen klicken! Die Aufgabe wurde nun erstellt. Anschließend bekommt man in einer Übersicht noch einmal alle relevanten Informationen zu seiner Anfrage angezeigt. Zeitgleich bekommt man eine E-Mail mit einem Zugangscode, um jederzeit den Status seiner Aufgabe einsehen zu können.

Was nun weiter passiert:

Die Aufgabe wird anschließend einem entsprechenden Team oder gleich einem Mitarbeiter zugewiesen. Natürlich kann sich ein Mitarbeiter auch selbst entschließen, die Aufgabe übernehmen zu wollen. Darüber wird der Ersteller der Aufgabe (Kunde genannt) per Mail informiert. Der weitere Austausch erfolgt dann über das Aufgaben-System. Wenn der Mitarbeiter es für wichtig hält, können weitere Personen der Aufgabe hinzugefügt werden, sie werden dann über jeden Schritt per Mail auf dem Laufenden gehalten.

Den Status meiner Aufgabe einsehen:

(E-Mailansicht für "Kunden")
Ticket-Status überprüfen

Bei der Erstellung der Aufgabe wurde eine eindeutige Aufgabennummer (auch Ticketnummer genannt) der Aufgabe zugewiesen. So kann jedes Ticket genau gefunden werden und nichts verloren gehen.

1) Mit einem Klick auf den Link in der E-Mail "Den Ticketverlauf kannst du hier online einsehen" gelangt man direkt in das Ticket, kann Ergänzungen hinzufügen oder weitere Anlagen hochladen. Alle Schritte die nun mit der Aufgabe zusammenhängen, sowie wem das Ticket zugewiesen wurde, etc. sind hier klar zu erkennen.

 

Den E-Mail-Link nicht zur Hand? Kein Problem einfach wieder auf der internen Seite auf "Aufgabe erstellen/ Status einsehen" klicken und anschließend auf "Ticket Status überprüfen" klicken. Dort einfach die Ticketnummer und seine angegebene E-Mailadresse angeben und schon kann man sein Ticket einsehen.

Das Aufgaben-System als Mitarbeiter nutzen

Bitte im internen Bereich auf "Aufgaben-System (Mitarbeiter-LogIn)" klicken. Anschließend mit Zugangsname und Passwort einloggen. Unter "offene Tickets" findet man alle noch nicht bearbeiteten Aufgaben. Unter dem Reiter "Beantwortet" sind die Aufgaben die Bereits in Bearbeitung sind. Bei "Meine Tickets" sind alle dem Mitarbeiter zugeordneten Tickets zu finden.

Bei Fragen bitte bei Jens Struppek oder Benedikt Kurz melden.